Sauvegarde d'un cabinet : vos dossiers, courriels et pièces sont-ils réellement restaurables ?

Le guide « Les avocats et le RGPD » du Conseil national des barreaux recommande de tenir des sauvegardes régulières, dont une conservée hors ligne, et de préparer la continuité d'activité du cabinet. De son côté, Cybermalveillance.gouv.fr rappelle une évolution importante des rançongiciels : ils ne se contentent plus de chiffrer vos fichiers, ils cherchent aussi à copier les données et à détruire les sauvegardes qui leur sont accessibles. L'ANSSI, de son côté, recommande de vérifier périodiquement que les restaurations fonctionnent et de prévoir des sauvegardes hors ligne. Ces constats sourcés déplacent la vraie question. Elle n'est pas « est-ce que je sauvegarde ? », presque tout le monde répond oui. Elle est « est-ce que je peux restaurer, en combien de temps, et complet ? ».

C'est une nuance qui paraît mince et qui change tout. Une sauvegarde qui tourne chaque nuit sans qu'on ait jamais rien remis en service reste une supposition, jusqu'au jour où on en a besoin. Voici comment vérifier que la vôtre est autre chose qu'une supposition, où s'arrête mon rôle sur ce sujet, et par quoi commencer.

Une organisation préparée ne subit pas l'attaque comme une organisation prise au dépourvu.

Ce que veut dire « restaurer un dossier », vraiment

En pratique, dans un cabinet, un dossier n'est pas un fichier. C'est un ensemble cohérent : la fiche du dossier dans votre logiciel de gestion (Secib, Kleos, Jarvis ou un autre), les courriels rattachés, les pièces communiquées par le client et par la partie adverse, les actes, l'agenda et les échéances de procédure. Retrouver un document Word isolé sur une sauvegarde ne vous rend pas le dossier. Restaurer un dossier, c'est retrouver tout cet ensemble, lié comme avant, à la bonne date.

C'est là que beaucoup de sauvegardes montrent leur limite. Elles copient un dossier de fichiers, mais pas la base de données du logiciel métier, celle qui fait le lien entre une pièce et le dossier auquel elle appartient. Le jour où il faut tout remonter, on récupère des fichiers en vrac, sans la structure qui leur donnait un sens. En pratique, cela veut dire des heures, parfois des jours, à reconstituer à la main ce qui existait déjà.

Ce qui lâche le jour où il faut restaurer

Quand la sauvegarde d'un cabinet n'est pilotée par personne, quelques défauts reviennent, et aucun ne se voit tant que tout va bien.

• La sauvegarde jamais restaurée. Elle tourne, le voyant est vert, personne n'a jamais tenté d'en faire revenir quoi que ce soit. Tant qu'on n'a pas restauré, on ne sait pas si on peut restaurer.
• La sauvegarde emportée avec le reste. Un disque de sauvegarde branché en permanence sur le même réseau que vos postes est à la portée d'un rançongiciel, qui, comme le note Cybermalveillance, cherche justement à détruire les sauvegardes accessibles. Ce qui devait vous sauver disparaît en même temps que le reste.
• La restauration partielle. On récupère les fichiers bureautiques, mais pas la base métier ni les courriels liés. Le dossier revient amputé de ce qui le rendait exploitable.
• Le délai inconnu. Même quand la restauration fonctionne, personne ne sait combien de temps elle prend. Or, entre repartir en une demi-journée et repartir en une semaine, l'impact sur vos échéances et sur vos clients n'a rien à voir.

Ces quatre risques touchent l'indisponibilité, la perte de données et la perte de traçabilité. Ils ont un point commun : ils ne se corrigent qu'en testant, pas en espérant.

Les quatre conditions d'une sauvegarde qui tient

D'expérience, une sauvegarde sur laquelle on peut compter réunit quatre conditions. La difficulté n'est pas de les comprendre, c'est qu'il suffit qu'une seule manque pour que l'ensemble ne vaille plus rien le jour venu.

Elle existe et elle tourne vraiment. Une tâche planifiée qui a échoué en silence il y a des mois n'est pas une sauvegarde. Le premier contrôle est de vérifier qu'elle s'exécute et se termine réellement, pas qu'elle est censée le faire.

Elle est complète. Elle inclut la base de données de votre logiciel métier, et pas seulement les fichiers. C'est cette base qui relie les pièces, les courriels et les dossiers. Sans elle, vous restaurez des morceaux.

Elle est isolée, et il en existe une copie hors site. Au moins une copie doit être hors d'atteinte du système de production, par exemple hors ligne, en lecture seule, ou administrée avec des identifiants distincts : c'est ce qui la protège d'un rançongiciel qui vise les sauvegardes accessibles. Une autre copie doit vivre sur un site différent, pour survivre à un incendie, un dégât des eaux ou un vol dans les locaux. Les deux ne se remplacent pas : l'une résiste à l'attaque, l'autre au sinistre physique. Une sauvegarde posée chez un hébergeur mais accessible avec les mêmes comptes d'administration reste à la portée d'un attaquant qui les a obtenus ; une copie hors ligne, elle, ne survit pas à l'incendie de la pièce où elle dort.

Elle est restaurable. C'est la condition la plus souvent oubliée, parce qu'elle demande un effort : remettre concrètement en service une sauvegarde, vérifier qu'un dossier complet revient, et mesurer le temps que ça prend. Tant que ce test n'a pas eu lieu, les trois autres conditions ne sont que des présomptions.

Ce que je vérifie avant de vous dire que ça tient

Ces questions n'exigent aucune compétence technique. Leurs réponses disent l'essentiel.

• Une restauration a-t-elle réellement été testée cette année, en remettant un dossier en service ?
• La sauvegarde inclut-elle la base de votre logiciel de gestion, ou seulement des fichiers ?
• Au moins une copie est-elle hors d'atteinte de votre réseau de production (hors ligne, en lecture seule ou identifiants distincts) ?
• Une copie est-elle conservée sur un autre site, pour résister à un sinistre dans vos locaux ?
• En combien de temps un dossier complet, avec ses courriels et ses pièces liées, revient-il ?
• Qui déclenche la restauration, qui en vérifie le résultat, et où est-ce écrit ?
• Depuis quand la dernière sauvegarde a-t-elle été confirmée réussie, et non simplement lancée ?
• Si le local du cabinet était inaccessible, resteriez-vous en capacité de restaurer ailleurs ?

Si vous butez sur l'une de ces questions, ce n'est pas un défaut d'organisation, c'est simplement le signe qu'un point mérite d'être vérifié avant d'en avoir besoin.

Je teste et je mesure le retour de la donnée

C'est une limite que je tiens à poser, parce qu'elle vous protège. Je conçois, j'exploite et je teste les sauvegardes. Concrètement, je mets en place les copies, dont une isolée, je lance des restaurations pour de vrai, je mesure le temps que prend le retour d'un dossier complet, et je vous communique le résultat de ce test, chiffré et daté. Vous savez alors ce que votre sauvegarde vaut, au lieu de l'espérer.

En revanche, je ne décide pas à votre place ce qui relève du droit. Les durées de conservation que vous êtes tenu de respecter, la valeur probante d'un document restauré, les obligations de conservation propres à l'avocat et au secret professionnel : cela reste votre appréciation, avec votre délégué à la protection des données le cas échéant. Mon travail est de vérifier, dans les conditions testées, que la donnée peut être restaurée, et de vous indiquer dans quel état et dans quel délai ; le régime juridique de cette donnée vous appartient.

Le premier test, concrètement

Je ne vous dirai pas « vos données sont en sécurité, promis » : ce serait une phrase sans preuve. Ce qui est utile et honnête, c'est un test de restauration daté. On choisit un dossier, on le restaure dans un environnement à part, on vérifie qu'il revient complet, avec sa base métier, ses courriels et ses pièces, et on note le temps que ça a pris. À la fin, vous avez un résultat écrit : soit votre sauvegarde tient, soit on sait exactement quoi corriger.

Un mot sur le stockage, puisque la question vient souvent ensuite. Une fois que la restauration est fiable, vous pouvez choisir où vit la copie : chez un hébergeur français, sous votre contrôle. C'est une étape possible, pas un préalable. On commence par ce qui vous protège, on parle de localisation après.

Le compte rendu que je vous remets

À la fin d'un test, vous n'avez pas ma parole, vous avez un compte rendu daté. Voici la trame, telle que je la remplis pour un cabinet.

Trame à remplir le jour du test, ligne par ligne. La colonne « Résultat » sépare ce qui revient conforme de ce qui a manqué. Une ligne où un écart apparaît vaut mieux qu'une ligne trop belle : c'est justement ce qu'un test sert à trouver avant le sinistre, pas pendant.