Changer de logiciel de gestion : les contrôles avant de résilier l'ancien

La possibilité de récupérer les données d'un logiciel métier dépend d'abord du contrat conclu avec l'éditeur et de la clause de réversibilité. Lorsque l'éditeur traite des données personnelles pour le compte du cabinet, le contrat de sous-traitance doit aussi organiser leur restitution ou leur suppression à la fin de la prestation, comme le prévoit l'article 28.3.g du RGPD. Cela ne garantit pas que les dossiers seront rendus dans un format directement exploitable par un autre logiciel. Le guide du Conseil national des barreaux consacré aux avocats et au RGPD invite d'ailleurs chaque cabinet à vérifier les garanties offertes par ses prestataires, dont leur capacité à restituer les données confiées.

En pratique, dans un cabinet, changer d'éditeur ne se résume pas à installer un nouveau logiciel. Vous avez peut-être dix ans de dossiers dans Secib, Kleos, Jarvis ou Diapaz : les fiches clients, l'agenda, les calendriers de procédure, mais aussi l'historique des échanges, les pièces liées à chaque dossier, vos modèles d'actes et tout le paramétrage accumulé au fil des années. La question utile n'est pas « le nouveau logiciel est-il meilleur ? », c'est « qu'est-ce qui va réellement traverser la bascule, et dans quel état ? ».

Ce que « changer de logiciel » veut dire au quotidien

Un logiciel de gestion de cabinet, ce n'est pas un bloc unique. C'est plusieurs couches empilées, et elles ne migrent pas toutes à la même vitesse.

Les données structurées, d'abord : les clients, les dossiers, l'agenda, la comptabilité liée. C'est en général la couche la plus simple à exporter, mais c'est à tester : selon l'éditeur, un champ peut être tronqué ou absent. Ensuite, l'historique : les échanges rattachés à un dossier, les pièces communiquées, les documents produits, les liens qui relient une pièce au bon dossier et à la bonne date. Cette couche est plus fragile, parce que ce sont souvent des fichiers stockés à part, reliés par des références internes que le nouvel outil ne comprend pas forcément. Enfin, tout ce que vous avez construit à la main : vos modèles, vos trames, vos champs personnalisés, vos règles de facturation, vos automatismes. Cette couche s'exporte rarement telle quelle, et c'est le point à vérifier en priorité plutôt qu'à supposer perdu.

D'expérience, je recommande de raisonner couche par couche dès le départ, et de ne jamais supposer qu'« on récupère tout ». On récupère ce qu'on a vérifié, pas ce qu'on espère.

Là où une bascule dérape

Quand une bascule est menée dans l'urgence, ou pilotée par personne, quatre risques reviennent.

La perte de données à la bascule. Un export incomplet, un champ tronqué, un encodage qui abîme les accents ou les caractères spéciaux, et une partie de l'information arrive dégradée sans que personne le voie tout de suite.

L'historique et les pièces liées qui ne suivent pas. Les dossiers apparaissent bien dans le nouvel outil, mais les pièces ne sont plus rattachées, ou l'historique des échanges a disparu. Le dossier est là, sa mémoire ne l'est plus.

Le format non réexploitable. Un export existe, mais dans un format propriétaire que seul l'ancien éditeur sait relire. En pratique, ce n'est pas une portabilité réelle : vous avez un fichier, pas vos données utilisables.

La résiliation faite trop tôt. L'ancien contrat est résilié avant que la reprise soit prouvée. Le jour où il manque quelque chose, l'accès à la source est déjà coupé, et la marge de manœuvre avec.

Les contrôles à exiger, éditeur sortant et entrant

Ces contrôles n'exigent aucune compétence technique pour être demandés. Ce sont les bonnes questions à poser, à votre éditeur sortant comme à celui qui vous accueille.

• L'export fourni inclut-il l'historique des échanges et les pièces liées à chaque dossier, pas seulement les fiches clients ?
• Le format d'export est-il réexploitable en dehors de l'éditeur, ou seul lui sait le relire ?
• Un import a-t-il été testé sur deux dossiers réels, du plus simple au plus chargé, avant de généraliser ?
• Après import, un dossier complet se retrouve-t-il avec ses pièces, ses dates et son historique au bon endroit ?
• Gardez-vous une copie de l'ancien système consultable en lecture pendant une période définie ?
• À quelle date la résiliation intervient-elle : avant ou après la preuve que la reprise est complète et lisible ?
• Qui, nommément, vérifie que rien ne manque, et sur quel critère ?

Les champs à contrôler dans un export

Voici la trame que j'utilise pour contrôler un export, dossier par dossier. Elle transforme « on récupère tout » en une liste où chaque ligne se coche ou se signale. Pour chaque élément, on note l'attendu, l'obtenu, et l'écart éventuel.

• Identifiant du dossier : attendu / obtenu / écart.
• Référence client : attendu / obtenu / écart.
• Dates d'ouverture et d'échéances : attendu / obtenu / écart.
• Pièces liées, nombre attendu contre nombre importé : attendu / obtenu / écart.
• Historique des échanges rattaché au dossier : attendu / obtenu / écart.
• Encodage des accents et des caractères spéciaux : attendu / obtenu / écart.
• Montants et soldes de la comptabilité liée : attendu / obtenu / écart.
• Modèles et trames : attendu / obtenu / écart.
• Droits d'accès par utilisateur : attendu / obtenu / écart.

Une ligne avec un écart n'est pas un échec, c'est une information : on sait quoi reprendre à la main avant de résilier, plutôt que de le découvrir après.

Ce que je vérifie, ce que vous tranchez

C'est une limite que je pose clairement, parce qu'elle vous protège. Je m'occupe des moyens techniques de la bascule. Je réalise l'inventaire de l'existant, je pilote l'export, je teste l'import sur des dossiers réels, et je mets de côté, proprement, ce qui ne passe pas tout seul pour qu'il reste récupérable.

En revanche, décider de ce qui doit être conservé au titre de vos obligations, apprécier la valeur probante d'une pièce et sa durée d'archivage, arbitrer ce qu'on garde et ce qu'on peut laisser : cela reste votre décision d'avocat, avec votre délégué à la protection des données le cas échéant. Mon travail est de vous donner un état clair de ce qui a migré, de ce qui a migré partiellement et de ce qui reste à reprendre. Le tri au regard du droit vous revient.

L'ordre compte plus que tout

Une migration réussie, ce n'est pas d'abord une question d'outil, c'est une question d'ordre. On commence par l'inventaire de ce qu'on a. On teste la reprise sur deux dossiers réels pour voir ce qui passe et ce qui coince. On récupère et on met de côté ce qui ne migre pas seul. Et seulement à la fin, une fois la preuve faite que vos dossiers sont sortis, lisibles et complets, on résilie l'ancien contrat.

Cet ordre a un intérêt très concret, au-delà de la sécurité : il vous rend le rapport de force. Un éditeur qui sait que vous ne pouvez plus partir n'a aucune raison de faciliter votre sortie. Le jour où vos données sont dehors et vérifiées, vous n'êtes plus captif. C'est aussi cela, à terme, reprendre la main sur vos outils et pouvoir les héberger sous votre contrôle si vous le décidez.