Messagerie et partage de pièces : quelles solutions sécurisées pour un avocat ?

Le Conseil national des barreaux a mis à disposition des avocats une messagerie et un service de partage pensés pour la profession : e-Mail, e-Drive et e-Partage sécurisé. Le CNB indique que e-Partage sécurisé permet de transmettre des documents lourds, et que plusieurs milliers d'avocats utilisent déjà cette messagerie dédiée. Qu'une institution de la profession ait jugé utile d'outiller ses membres sur ce point précis dit quelque chose de simple : le secret professionnel ne s'arrête pas au dossier papier, il s'étend à la façon dont vos pièces circulent en ligne.

C'est le sujet le moins spectaculaire du numérique d'un cabinet, et probablement l'un des plus quotidiens. Voici ce que recouvrent ces canaux, ce qui pose problème quand on s'en passe, et comment vérifier par où partent réellement vos pièces aujourd'hui.

Le geste banal qui pose la question

Vous avez une pièce à transmettre : un jeu de conclusions avec ses annexes, un rapport d'expertise, un dossier scanné pour un confrère, des fichiers volumineux pour une partie adverse ou une juridiction. Le fichier est trop lourd pour une pièce jointe, votre messagerie le rejette, et il faut bien que le document parte aujourd'hui.

En pratique, dans un cabinet, ce moment se règle avec l'outil qui se trouve sous la main. Un WeTransfer, parce que c'est rapide et gratuit. Un lien Google Drive ou Dropbox depuis un compte personnel. Une clé USB confiée à un client ou glissée dans une sacoche. Chacun de ces gestes fonctionne, au sens où le fichier arrive. Le problème n'est pas là. Il est dans ce qui reste ouvert, non tracé, ou hébergé on ne sait où, une fois le fichier parti.

Ce qui reste ouvert quand la pièce est partie

Trois risques reviennent quand les pièces sortent par des canaux improvisés. Aucun ne relève de la fatalité, et aucun ne mérite d'être dramatisé.

• La divulgation. Une pièce couverte par le secret professionnel qui transite par un service grand public, c'est une pièce dont la confidentialité dépend d'un prestataire que vous n'avez pas choisi pour ça. Le lien peut être transféré, deviné, ou rester accessible plus longtemps que prévu.
• La perte de contrôle. Un lien public de partage reste souvent actif après que le destinataire a récupéré le fichier. Avant de choisir un service, vérifiez si le lien expire, s'il peut être révoqué, si les téléchargements sont journalisés et où les fichiers sont hébergés. Sur un service grand public, ces réponses sont rarement sous votre contrôle.
• La perte de traçabilité. Quand une pièce part par une boîte personnelle ou une clé, vous ne savez pas qui l'a téléchargée, ni quand, ni si elle a été rediffusée. Le jour où il faut reconstituer ce qui a été communiqué, à qui, il ne reste rien à consulter.

Le guide du CNB consacré aux avocats et au RGPD recommande d'ailleurs de limiter les accès aux données aux personnes habilitées et de maîtriser les canaux par lesquels elles circulent. Ce sont des moyens techniques, et c'est exactement là qu'un canal maîtrisé change quelque chose.

Ce que change un canal maîtrisé

Un canal maîtrisé, ce n'est pas un outil de plus, c'est un outil dont vous connaissez trois choses : où sont hébergés les fichiers, combien de temps un accès reste ouvert, et qui a récupéré quoi. Ces trois exigences forment le cahier des charges d'un partage de pièces. Le CNB a doté la profession de e-Mail et de e-Drive, ce dernier hébergé en France, et d'un service de partage sécurisé, e-Partage, pour transmettre des documents volumineux.

D'après la documentation du CNB, e-Partage sécurisé permet d'envoyer un fichier jusqu'à 1 Go, avec une durée de disponibilité paramétrable, un chiffrement dont la clé n'est pas conservée par le service, et des notifications de téléchargement horodatées ; certaines de ces options dépendent du mode de partage retenu. Ces propriétés documentées en font une base sérieuse pour un cabinet. Pour tout autre canal, y compris un service professionnel tiers, demandez et faites vérifier les mêmes garanties, l'expiration des liens et la journalisation en tête, plutôt que de les tenir pour acquises sur la foi d'un nom.

Je précise un point pour rester honnête : ces services ne sont pas la seule réponse possible, et ils ne dispensent pas de bien les configurer. Ce sont une option parmi les canaux maîtrisés, adaptée à beaucoup de cabinets parce qu'elle vient de la profession elle-même. D'autres solutions professionnelles, hébergées en France ou dans l'Union européenne, avec expiration des liens et journal des accès, remplissent le même rôle. Ce qui compte, c'est le cahier des charges, pas la marque.

Le cahier des charges d'un partage de pièces

Voici la grille que je remplis avec un cabinet avant de choisir un canal. On note le nom du service testé en tête, puis on répond ligne par ligne. Le nom de la marque vient à la fin, pas au début.

• Expiration du lien. Question : le lien se ferme-t-il tout seul après un délai que je fixe ? Enjeu : un lien qui ne meurt jamais reste une porte ouverte sur une pièce sensible.
• Révocation. Question : puis-je couper un accès déjà envoyé si le destinataire n'était pas le bon ? Enjeu : rattraper une erreur d'envoi avant qu'elle circule.
• Journalisation des téléchargements. Question : le service dit-il qui a récupéré le fichier, et quand ? Enjeu : savoir ce qui a réellement été communiqué, et à qui.
• Lieu d'hébergement. Question : où vivent physiquement les fichiers, France, Union européenne, ailleurs ? Enjeu : rester sous un cadre juridique que vous connaissez.
• Chiffrement du transfert. Question : le fichier voyage-t-il chiffré pendant son transfert ? Enjeu : qu'une interception en route ne livre pas la pièce.
• Chiffrement du stockage. Question : les fichiers restent-ils chiffrés une fois stockés sur le service ? Enjeu : qu'une copie au repos ne soit pas lisible en clair.
• Accès du prestataire au contenu. Question : le prestataire peut-il techniquement lire le contenu, ou la clé reste-t-elle hors de sa portée ? Enjeu : savoir qui, en dehors de vous, pourrait ouvrir la pièce.
• Dépôt entrant. Question : un client peut-il déposer une pièce chez vous par un chemin sûr, sans improviser avec son Drive ? Enjeu : maîtriser aussi ce qui entre.
• Traçabilité des envois sortants. Question : reste-t-il, côté cabinet, une trace de ce qui est parti, vers qui, à quelle date ? Enjeu : reconstituer un historique le jour où il le faut.

Si plusieurs réponses sont « je ne sais pas », ce n'est pas un reproche : c'est simplement qu'aucun canal officiel n'a été posé, et que chacun improvise le sien.

Le canal, c'est moi ; ce qui passe dedans, c'est vous

C'est une limite que je tiens à poser, parce qu'elle vous protège. Je mets en place et je configure des canaux maîtrisés, y compris les briques du CNB quand elles conviennent au cabinet, je paramètre l'expiration des liens, la journalisation des accès et l'hébergement, et je forme vos équipes à s'en servir. C'est le terrain technique.

Apprécier ce que couvre le secret professionnel dans un échange donné, décider quelle pièce peut sortir et vers qui, juger si une communication est opportune : cela reste votre responsabilité, avec votre délégué à la protection des données le cas échéant. Je fournis le canal sûr et je m'assure qu'il fonctionne. Ce qui passe dedans, et vers qui, c'est votre décision.

Par où commencer

Je ne vends pas un outil miracle qui rendrait vos échanges « inviolables » : ce serait une promesse qu'aucun logiciel ne tient. Ce qui est utile et vérifiable, c'est de commencer par une cartographie des canaux d'échange réellement utilisés dans le cabinet aujourd'hui, puis, si c'est pertinent, la mise en place d'un canal de partage maîtrisé avec expiration des liens et traçabilité. Chacune de ces étapes se mène en quelques heures, et vous en tirez une décision concrète.

Sur la question de l'hébergement, un mot de destination plutôt que de préalable : pouvoir garantir que vos pièces restent stockées en France ou dans l'Union européenne, sous des conditions que vous connaissez, est une étape possible ensuite, pas un point de départ obligatoire.